Vikidia:Association Vikidia/Réunions et Conseils d'administration/2022/12
Procès-verbal du Conseil d’administration de l'association Vikidia en date du 17 décembre 2022
Le présent procès-verbal de la réunion du Conseil d'administration de l'association Vikidia, en date du 17 décembre 2022, a été approuvé à l'unanimité lors de la séance du 14 janvier 2023.
Introduction[modifier | modifier le wikicode]
Le Conseil d’administration (CA) de l’association Vikidia a été convoqué le 17 décembre 2022, à 16 h, pour une réunion tenue à distance sur Discord. L’ordre du jour fixé est le suivant :
- Approbation du procès-verbal (PV) de l'Assemblée générale
- Approbation du PV du CA d'installation du 10 décembre 2022
- Changement de domiciliation de l'association
- Charte de confidentialité
- Remboursements à Magasin3 et à Jonathan Mouton
- Délibération d'autorisation de principe pour autoriser le trésorier à effectuer les remboursements/défraiements, et les faire valider a posteriori par le CA.
- Validation du paiement à Olivier Taieb pour l’organisation et l’animation de l'Atelier stratégie
- Validation de l'organisation du Vikisolidaire et des lots à prévoir
- Autoriser le trésorier à engager les dépenses pour les lots de Vikisoliaire
- Autoriser le président à signer la convention de prêt de main-d'œuvre avec Wikimédia France pour l'emploi de Mathilde Louis
- Mise à niveau de l'outil statistiques
- Informations, décisions et questions diverses.
La réunion du CA s’est ouverte à 16 h 10.
Les présents sont :
- Magasin3 (président)
- Nico52 (trésorier)
- Saint-Gilles (secrétaire)
- Simon 2001
- Jérôme Hublart.
Approbation du PV de l’assemblée générale[modifier | modifier le wikicode]
Simon2001 estime le PV assez bref et manquant de quelques éléments. Sur proposition de Magasin3, il est ajouté le lien vers les rapports financier et moral, ainsi que vers le budget prévisionnel. Saint-Gilles suggère d’ajouter également les scores des candidats non-élus. Magasin3 et Nico52 précisent qu’il convient d’élaborer une version avec les véritables noms, tout comme pour le PV du CA d’installation, afin de transmettre ces documents à la préfecture et à la banque. Le PV modifié suite à ces remarques est approuvé à l’unanimité.
Approbation du PV du CA d’installation (CA précédent du 10 décembre 2022)[modifier | modifier le wikicode]
Le PV du CA d’installation du 10 décembre 2022 est approuvé à l’unanimité.
Changement de domiciliation de l’association[modifier | modifier le wikicode]
A la suite des changements de composition du CA, il est requis de changer la domiciliation de l’association. Une proposition est effectuée, approuvée à l’unanimité. La demande de changement d’adresse pourra ainsi être signifiée en préfecture.
Charte de confidentialité[modifier | modifier le wikicode]
Tous les membres du Conseil d’administration, ainsi que Mathilde Louis, salariée de Wikimédia France détachée à temps partiel auprès de Vikidia, ont signé la Charte de confidentialité. Magasin3 précise que, parmi les sysadmins, seul Rififi a accepté de signer cette Charte de confidentialité. Les trois autres sont sur une ancienne version a priori expirée. Nico52 formule des craintes d’ordre juridique à ce sujet : en l’état actuel des choses, l’hébergeur — autrement dit l’association — voit sa responsabilité juridique engagée en cas d’éventuel dérapage d’un des sysadmins non-signataires. Jérôme approuve ces remarques. Les sysadmins non-signataires ont des griefs à l’endroit du contenu de la Charte, expose Magasin3. Nico52 propose qu’une réunion soit organisée avec eux par les nouveaux référents techs du CA (voir plus bas), en janvier, pour solutionner le problème.
Remboursements à Magasin3 et à Jonathan Mouton[modifier | modifier le wikicode]
Magasin3 a avancé la somme de 256 euros pour le voyage d’un jeune Vikidien et de sa maman pour le même Atelier. Tous les justificatifs ont été présentés. Le CA approuve à l’unanimité le remboursement.
Jonathan Mouton, vice-président de Wikimédia France et participant à l’Atelier stratégie, a avancé la somme de 19 € 90 de viennoiseries pour un petit moment de convivialité lors de la matinée de cette réunion. Le justificatif a été présenté. Le CA vote à l’unanimité son remboursement.
Il demeure des remboursements à effectuer auprès de Magasin3 et de Galdrad pour des déplacements, dans le cadre de leurs fonctions de représentation, à Educatec et à la Wikiconvention francophone. Ils ont également avancé des sommes pour l’achat de magnets et de goodies. Des justificatifs devront être présentés pour acter le remboursement lors d’un prochain CA.
Délibération d'autorisation de principe pour autoriser le trésorier à effectuer les remboursements/défraiements, et les faire valider a posteriori par le CA[modifier | modifier le wikicode]
Le trésorier Nico52 relève que les retards de remboursements peuvent être préjudiciables aux personnes ayant avancé des fonds. Il propose donc que le trésorier soit habilité à engager directement les défraiements et remboursements, sans attendre de vote préalable du CA. Le CA doit bien sûr valider a posteriori et, en cas de refus, la responsabilité personnelle du trésorier est engagée. La délibération suivante est proposée par Nico52 :
« Le Conseil d’administration de Vikidia autorise le trésorier à pouvoir directement engager les défraiements, avances et autres remboursements au profit des membres de l’association devant effectuer des dépenses pour le compte exclusif des activités de l’association, telles que prévues par la Politique de prise en charge des frais et la grille afférente, afin d’éviter des délais qui peuvent être préjudiciables. Le Conseil d’administration doit valider a posteriori les dépenses engagées. En cas de refus, la responsabilité de la dépense estimée non légitime incombe alors au trésorier. »
Saint-Gilles et Magasin3 approuvent le principe mais estiment qu’un plafond, au-delà duquel le vote préalable du CA est requis, est préférable. Nico52 acquiesce, et propose 300 euros de plafond. Jérôme et Magasin3 approuvent. Magasin3 relève également qu’il est souhaitable que le trésorier ne puisse se rembourser lui-même dans le cadre de ce dispositif. La délibération est ainsi modifiée en conséquence :
« Le conseil d’administration de Vikidia autorise le trésorier à pouvoir directement engager les défraiements, avances et autres remboursements, dans la limite de 300 euros pour chaque opération, au profit des membres de l’association devant effectuer des dépenses pour le compte exclusif des activités de l’association, telles que prévues par la Politique de prise en charge des frais et la grille afférente, afin d’éviter des délais qui peuvent être préjudiciables. Le Conseil d’administration doit valider a posteriori les dépenses engagées. En cas de refus, la responsabilité de la dépense estimée non légitime incombe alors au trésorier. La présente délibération ne s’applique pas aux opérations au bénéfice du trésorier lui-même, qui devront impérativement être validées a priori par le Conseil d’administration. »
La nouvelle mouture de la délibération est approuvée à l’unanimité par le CA.
Validation du paiement à Olivier Taieb pour l’organisation de l’Atelier stratégie[modifier | modifier le wikicode]
Olivier Taieb, organisateur et animateur de l’Atelier stratégie tenu en septembre, n’a pas encore été rémunéré pour sa prestation. Le CA est invité à valider ce paiement. Magasin3 explique qu’aucun tarif n’a été fixé, Olivier ayant indiqué que le prix était libre, en fonction de l’appréciation sur la prestation effectivement fournie. Tout le monde s’est montré satisfait de l’Atelier stratégie. Magasin3 explique que le précédent CA avait évoqué la somme de 600 euros HT, soit 720 euros TTC, correspondant aux standards pour ce type de prestation sur une journée. Saint-Gilles, Jérôme et Nico52 trouvent quelque peu étonnante l’absence de devis et de facture. Ils souhaitent que les éléments financiers en cas de recours à une prestation soient désormais systématiquement calés en amont. Le paiement de 720 euros TTC à Olivier Taieb est approuvé à l’unanimité.
Validation de l’organisation de Vikisolidaire et des lots à prévoir[modifier | modifier le wikicode]
Magasin3 explique que les Vikidiens attendent le concours Vikisolidaire avec impatience, mais qu’il faut reporter de quelques jours son lancement en raison des retards dans l’organisation, la mise en place de l’assemblée générale ayant mobilisé les énergies du précédent CA. Il faut valider le choix des thèmes retenus, ainsi que des cadeaux. Magasin3 propose un thème libre, mais avec un bonus du jury pour des articles portant sur les thèmes de la solidarité (inhérente au concours) et à la Francophonie (pour fêter l’adhésion à Wikifranca). La proposition est validée à l’unanimité. Magasin3 propose que Vikisolidaire soit également organisé sur les versions italienne et espagnole. Galessandroni et Tintle peuvent y être les relais respectifs. Un point sera rapidement organisé avec eux.
En ce qui concerne les lots, quelques idées sont avancées et discutées. Il est convenu de valider les options retenues au final lors du prochain CA.
Autoriser le trésorier à engager les dépenses pour les lots du concours Vikisolidaire[modifier | modifier le wikicode]
Cette délibération est, en conséquence, reportée au prochain CA.
Autoriser le président à signer la convention de prêt de main-d'œuvre avec Wikimédia France pour l'emploi de Mathilde Louis et d’autres salariés[modifier | modifier le wikicode]
Cette convention de prêt main-d’œuvre est rédigée par les services de Wikimédia France, dans le cadre de la mise à disposition partielle de Mathilde Louis et, le cas échéant, d’autres salariés pour quelques tâches ponctuelles. La prise en charge des salaires et charges sociales correspondant à la durée de travail est faite par Vikidia. Nico52 rappelle que cette solution a été validée par le service juridique de l’AIC. Il est proposé d’autoriser le président à signer cette convention au nom de Vikidia dès que celle-ci est prête. La proposition a été votée à l’unanimité.
Mise à jour de l’outil statistiques[modifier | modifier le wikicode]
Magasin3 explique que les sysadmins l’ont informé que l’outil statistiques proposé par CleverCloud ne fonctionne plus. La raison en est simple : l'espace de stockage est saturée. Il faut donc souscrire à une offre supérieure à celle actuellement en place. Après examen, il apparaît que la meilleure offre est l’offre XS. La capacité passe ainsi de 512MB à 1GB de RAM. Le tarif est à 27 euros par mois (contre 6 euros par mois pour la formule précédente). La souscription à l’offre XS est approuvée à l’unanimité.
Informations, décisions et questions diverses[modifier | modifier le wikicode]
- Nico52 informe le CA que, à partir de l’avant-veille au soir, et durant près d’une journée, vikidia.org a été inaccessible en raison d’un faux positif généré par CleverCloud le classant comme malware et site de phishing. L’alerte a été levée après prise de contact des sysadmins avec CleverCloud. Néanmoins, il est apparu à cette occasion qu’un des certificats de sécurité n’avait pas été renouvelé. Il s’agit du certificat wildcare protégeant les sous-domaines de vikidia.org. Les sysadmins ont indiqué à Nico52 que le certificat était précédemment pris chez Gandi pour 144 euros. Après discussions internes pour envisager d’autres alternatives gratuites, les sysadmins ont conclu que la meilleure option technique était de renouveler ce certificat chez Gandi car lui seul permet de véritablement enregistrer, donc protéger, le certificat. C’est ce que Linedwell a indiqué à Nico52. Le tarif est de 144 euros par an. Jérôme et Magasin3 estiment ce renouvellement incontournable. Le CA valide à l’unanimité le renouvellement du certificat wildcare auprès de Gandi pour 144 euros par an.
- [Confidentiel] Un point est adopté à l’unanimité concernant la sécurité des sites Vikidia.
- Le mail Vikidia de Galdrad, ancien président, a d’ores et déjà été supprimé par les sysadmins. Magasin3 remarque que des mails importants peuvent encore lui être adressés par des personnes n’étant pas encore au fait de la nouvelle composition du CA, et propose de demander sa restauration temporaire. Le CA approuve à l’unanimité la suggestion.
- Jérôme, Saint-Gilles et Nico52 sont désignés référents techniques du CA auprès des sysadmins.
Le Conseil d’administration est clos à 18 h 47.